Với kinh nghiệm tìm hiểu chương trình Quản trị viên tập sự đến khi đi thi và đậu chương trình quản trị viên tập sự của một công ty, và cũng như một số bạn hỏi lời khuyên kinh nghiệm, chia sẻ khi thi, nên mình viết bài này với rất nhiều thông tin chi tiết cụ thể để các bạn có thể chuẩn bị tốt nhất cho việc lựa chọn, thi tuyển chương trình Management Trainee.

I. Giới thiệu chương trình Management Trainee

1. Management Trainee- Chương trình quản trị viên tập sự là gì?

Quản trị viên tập sự có thể gọi là một chương trình tuyển dụng tốt nhất dành cho các bạn sinh viên sắp và mới tốt nghiệp của các công ty, tập đoàn lớn “có máu mặt” tổ chức hằng năm để chọn những bạn trẻ có năng lực, tố chất trở thành những nhà quản lý, lãnh đạo của công ty.

Chương trình này đã có mặt trên các nước phát triển từ lâu, ở Việt Nam, chương trình đã được các tập đoàn lớn như Uni, P&G đem vào được một thời gian, và ngày càng được các công ty khác thực hiện.

2. Tại sao có thể gọi là một chương trình tốt nhất?

Khác với chương trình tuyển dụng bình thường, những ứng cử viên đậu chương trình quản trị viên tập sự sẽ được đào tạo theo một chương trình riêng đặc biệt trong vòng 2 năm trở lên: luân chuyển qua các phòng ban khác nhau để hiểu cách hoạt động của các phòng ban, công ty, tham gia các lớp huấn luyện riêng bởi các nhà quản lý của công ty, được giao các task, project, assignment để “trầy trật”, học hỏi và thử thách, được kiểm tra, trông đợi, giao cho các thử thách cũng như cơ hội để trở thành supervisor, các nhà quản lý phòng ban, lãnh đạo trong thời gian nhanh nhất.

Và đặc biệt là các đãi ngộ, chính sách cũng hơn hẳn so với chương trình bình thường, bạn sẽ có mức lương khởi điểm cao, sẽ có thêm đợt đánh giá, điều chỉnh mức lương, nếu bạn lên vị trí quản lý thì cơ hội trải nghiệm, phát triển cá nhân cũng tăng lên rất nhiều.

3. “Đối thủ” của bạn là ai?

Tất cả các bạn sinh viên sắp, vừa, mới hoặc đã tốt nghiệp trong vòng 1 năm. Có thể là sinh viên cao đằng, đại học, thạc sĩ, văn bằng hai, tại chức và rất nhiều bạn là du học sinh với khả năng nói tiếng anh như gió và phong thái tự tin. Đồng thời cũng có rất nhiều bạn sinh viên với thực lực yếu nhưng chém gió thành bão. Thế bạn là ai trong đấy?!

4. Bạn sẽ phải chọi với họ như thế nào?

Bạn chỉ cần có GPA trên 7/7.5 hoặc 8 là đã có thể tham gia thi tuyển, không phân biệt trong nước ngoài nước, ngành nào đi nữa.  Tất cả các ứng cử viên sẽ vào một cái “Phếu lớn” với nhiều vòng lọc. Tùy vào mỗi công ty sẽ có nhiều vòng thi khác nhau, căn bản sẽ có các vòng sau:

– Vòng CV: sẽ tìm các ứng cử viên có bản CV giới thiệu sáng giá.

– Vòng Logical, Paper test: Sẽ kiểm tra tiếng anh căn bản, chủ yếu khả năng tư duy, logic như nhìn các hình chọn hình đáp án phù hợp, chọn con số phù hợp.

– Vòng phỏng vấn đầu tiên: Phỏng vấn căn bản về bản thân ứng cử viên, lí do chọn chương trình, khả năng ứng biến, phù hợp công việc …

– Vỏng Team work: Kiểm tra khả năng làm việc nhóm, khả năng lãnh đạo, xử lý tình huống, khả năng quản lý dự án, quản lý thời gian…

– Vòng Assessment day:  Đưa ra một case cụ thể để bạn tự giải quyết tình huống và giải thích trước các anh chị quản lý.

– Vòng phỏng vấn cuối cùng: đây là vòng quyết định  còn gọi là vòng phỏng vấn sâu (Indepth interview) để hiểu rõ hơn tính cách, khả năng phù hợp với vị trí của công ty đang cần.

II. Kinh nghiệm, chuẩn bị cho từng vòng thi.

Với kinh nghiệm chủ yếu tự tìm hiểu, tự chuẩn bị qua các vòng thi của một công ty đặc trưng cho chương trình này, cũng như đã đậu qua. Mình đúc kết những kinh nghiệm, chia sẻ mà mình nghĩ sẽ rất bổ ích cho bạn để tăng cơ hội thi đậu vào chương trình quản trị viên tập sự bạn đang chuẩn bị chiến sắp tới:

1. Vòng CV:

Team nhân sự sẽ nhận hàng ngàn CV gửi về, nên bạn cần phải biết họ sẽ lướt nhanh CV của bạn nên bạn cần phải trình bày xúc tích, ngắn gọn CV trong vòng 1 tới 2 trang A4 và cần làm nổi bật những gì bạn đã đạt được, những gì làm bạn phù hợp với vị trí với công ty.

Ngoài ra một số tập đoàn lớn sẽ yêu cầu bạn điền thông tin trực tuyến bằng tiếng Anh nên bạn cần dành thời gian vài tiếng để điền vào các thông tin yêu cầu. Bạn sẽ điền lần lượt và đầy đủ các thông tin. Chú ý tiếng Anh cũng cần chuẩn xác và hạn chế lỗi xảy ra.

Đây sẽ là bản CV đi theo bạn đến tới vòng cuối cùng, ngay cả người phỏng vấn bạn vòng cuối cũng sẽ đọc CV này cho nên cần đảm bảo là CV đã thể hiện ngắn gọc và nổi bật bản thân bạn.

Nếu bạn chưa có kĩ năng viết CV bằng tiếng anh, thì bạn nên search Google như how to write CV để có thể có một bản CV tốt và nổi bật. Đảm bảo có đầy đủ các phần cần thiết như Thông tin cá nhân, Kinh nghiệm làm việc (nếu có), hoạt động ngoại khóa, kĩ năng, Thành tích học tập….

Và cuối cùng, nên đưa cho anh chị kinh nghiệm nào bạn quen để nhờ anh chị xem, góp ý để chỉnh sửa.

2. Vòng tư duy:

Mình gọi vòng tư duy vì chủ yếu sẽ kiểm tra khả năng tư duy IQ, có thể EQ. Nếu được mời vào vòng này, bạn nên dành thời gian lên các trang trên mạng như http://www.practiceaptitudetests.com/ hay http://www.numericalreasoningtest.org/, hoặc search Google với các keyword numerical test, logical test … để làm quen các dạng câu hỏi trặc nghiệm trước. Sẽ không giống 100% nhưng sẽ tương tự như thế.

Khi làm bài thì cần bình tĩnh, tập trung hết sức, biết rõ mình có bao nhiêu thời gian, canh chỉnh thời gian trả lời hợp lý, không nên dành quá nhiều thời gian cho một câu trả lời.

Bạn sẽ gặp tình huống nhiều thí sinh thi xong sớm, về sớm nhưng chưa chắc họ đã làm đúng và bạn không còn cơ hội. Bên nhân sự sẽ đánh giá qua số câu trả lời đúng chứ không phải dựa vào thời gian hoàn thành sớm. Nên bạn phải bình tĩnh làm và đảm bảo chọn được câu trả lời đúng.

Ngày mình thi trên máy tính, mình là một trong 3 người ra trễ nhất phòng  nhưng nhìn nhận lại thì mình chính là người duy nhất trong phòng hôm đó đậu hết các vòng. Cho nên cứ bình tĩnh.

3. Vòng phỏng vấn đầu tiên (Initial Interview)

Đây là vòng đơn thuẩn chỉ có giáp mặt với khoảng vài người ở vị trí quản lý, nhân sự để super- soi tất cả từ ngoại hình, biểu cảm với từng câu trả lời thể hiện của bạn.

– Chuyện chuẩn bị cho ngoại hình chắc mình không cần nói, chỉ cần ăn mặc nghiêm túc, chỉnh tề, lịch sự, đầu tóc gọn gàng, mày râu cũng cạo tỉa cẩn thận.

LUÔN! mình phải nói là LUÔN chuẩn bị tất cả các câu hỏi, câu trả lời có thể xảy ra trước khi đến vòng phỏng vấn này. Bạn phải hiểu mục tiêu vòng phỏng vấn là gì? Bạn nên phải dành thời gian ở nhà để liệt kê tất cả các câu hỏi sẽ có thể xảy ra và câu trả lời của riêng bạn để khi vào đấy, bạn có đủ tự tin để trả lời suôn sẻ.

Các câu hỏi ví dụ bạn nên thử trả lời:

1. Phía công ty:

– Tại sao bạn tham gia chương trình quản trị viên tập sự.

– Tại sao bạn chọn chương trình của chúng tôi, có bao nhiêu vòng, sẽ đào tạo như thế nào?

– Bạn thích gì ở công ty chúng tôi.

– Bạn biết gì về công ty, về sản phẩm, về kinh doanh, về nhà máy, về môi trường văn hóa.

2. Phía bạn:

– Giới thiệu đôi chút về bạn

– Hãy kể 3 điểm yếu, điểm mạnh của bạn.

– Hãy kể một hoàn cảnh khó khăn nhất bạn đã vượt qua và bạn đã học được gì từ đó.

– Tại sao bạn chọn lĩnh vực marketing/sale/operation/finance, bạn hãy chứng minh khả năng của bạn về lĩnh vực đó.

– Bạn hiểu gì về lĩnh vực bạn chọn.

– Bạn nghĩ bạn hơn những ứng cử viên khác chỗ nào?

…

Có rất nhiều câu hỏi sẽ có thể xảy ra, bạn nên chuẩn bị ở nhà trước bằng cách tìm kiếm “Initial Interview Questions”, sẽ có rất nhiều câu hỏi quan trọng bạn nên chuẩn bị, thực tập ở nhà.

Lưu ý khi tới vòng phỏng vấn:

– Chỉ nên đến sớm 10 phút, tâm lý thoải mái, bắt tay, giữ eye-contact, chú ý luôn luôn nhìn thẳng vào người phỏng vấn, mỉm cười, và thể hiện sự tự nhiên thoải mái khi trả lời, không nhìn lảng đi chỗ khác khi trả lời, hãy nói bằng giọng to rõ, tự tin và dứt khoát với sự nhiệt tình.

– Đừng bịa, nói xạo. Qua biểu cảm lời nói, nhà phỏng vấn sẽ phát hiện ngay và trừ điểm rất lớn.

– Hãy tập trung thể hiện điểm mạnh của mình, những dẫn chứng thực tế chứng minh khả năng điểm mạnh của mình.

VD: Em thấy mình có tố chất lãnh đạo nhóm. Em đã từng làm lớp trưởng quản lý, tổ chức các hoạt động cho lớp, từng là leader của nhiều hoạt động khoa trường như đội trưởng mùa hè xanh, quản lý 50 bạn sinh viên trong 1 tháng…

– Khi kết thúc phỏng vấn, LUÔN nói lời cảm ơn vì đã dành thời gian phỏng vấn, đồng thời xin NHẬN XÉT về buổi phỏng vấn của mình, thực sự không chỉ để gây thiện cảm, ấn tượng với nhà phỏng vấn (Tinh thần tiếp thu) nhưng cũng là một cơ hội để biết bản thân mình yếu kém chỗ nào, nên cải thiện chỗ nào để lần sau chú ý chỉnh sửa.

4. Vòng Games/Team Work:

Vòng này sẽ đưa ra  bạn một game hoặc một case giải quyết tình huống cụ thể THEO NHÓM.

Một SAI LẦM đối với rất nhiều người mới vào vòng này là tập trung vào KẾT QUẢ chứ không phải QUÁ TRÌNH.  Đó là một kinh nghiệm sai lầm của chính bản thân mình.

Người quan sát đánh giá bạn ở vòng này sẽ không chỉ tập trung kết quả cuối cùng, mà họ chủ yếu đánh giá khả năng làm việc nhóm, tố chức lãnh đạo, khả năng giải quyết vấn đề. Mình lưu ý bạn những điểm sau:

– Hãy là người xung phong làm leader nhóm

Đây sẽ thể hiện tố chất tiên phong cũng như khả năng leader của bạn. Thường người Việt cái dở là hay nể nang nhau. Nên bạn phải xung phong với thái độ đúng mực, không aggressive hay làm trội quá. Hãy chỉ xem mình là người đứng ra hỗ trợ quản lý quá trình làm việc nhóm.

– Thống nhất quá trình xử lý công việc theo từng bước cụ thể.

Đây sẻ thể hiện khả năng quản lý dự án, phân chia công việc cho từng người. Cho dù bạn là leader hay thành viên, hãy tôn trọng sự phân công và ý kiến của từng người.

– Hãy chủ động quản lý thời gian mọi lúc.

Chắc chắn người đánh giá sẽ cho bạn một thời gian làm việc nhất định, nên bạn sẽ nổi bật nếu biết nhắc nhở nhóm làm việc trong khoảng bao nhiêu thời gian, còn bao nhiều thời gian, để hoàn tất công việc đúng thời gian.

– Cho dù không là leader, bạn hãy là thành viên tích cực.

Bạn không là leader của nhóm không có nghĩa là bạn sẽ không được chọn, bạn phải là thành viên tích cực, chủ động đóng góp vào quá trình làm việc nhóm, tham gia hoạt động sôi nổi và đoàn kết, đừng bao giờ lấn át, chê bai các thành viên khác, bạn chắc chắn sẽ bị mất điểm.

Mình bảo đảm với những yếu tố trên, bạn sẽ thuyết phục được người đánh giá, bạn có khả năng làm việc nhóm tốt, đóng góp vào thành công của nhóm hoặc xa hơn là có tố chất lãnh đạo.

5. Vòng phỏng vấn cuối cùng:

Chúc mừng bạn nếu bạn đến được tới vòng này. Vòng này còn gọi là vòng phỏng vấn chuyên sâu. Khác với vòng phỏng vấn đầu, vòng In-depth Interview sẽ phỏng vấn với những câu hỏi gợi mở để hiểu sâu hơn về tính cách, con người bạn. Bạn có thể cảm nhận họ hỏi những câu hỏi rất đời thường về sở thích này nọ, nhưng thật ra để bạn cảm thấy thoải mái bộc lộ tính cách bản thân hơn. Cả những câu hỏi chung chung như định nghĩa về thành công, tố chất của người lãnh đạo cần gì . Cũng tùy thuộc vào vị trí cần tuyển, họ sẽ hỏi chuyên sâu hơn về công việc. Tùy vào khả năng “điêu luyện” của nhà phỏng vấn, họ sẽ xoay bạn ít hay nhiều, nhưng điều quan trọng luôn “đề phòng cảnh giác” lí do họ hỏi những câu hỏi và bạn cần đưa ra những câu trả lời như thế nào cho đúng cái họ cần.

Một số câu họ cũng có thể sẽ hỏi như:

– Bạn muốn mức lương như thế nào?

– Bạn có chấp nhận chuyển nơi công tác?

– Bạn mong muốn gì ở công việc này?

– Bạn thấy tương lai bạn ở công ty như thế nào?

6. LỜI KHUYÊN CUỐI CÙNG:

– Hãy hiểu mục đích của chương trình, hiểu mục đích của từng vòng, sẽ kiểm tra gì, cần chuẩn bị những gì. Và sau đó bản thân tự liệt kê bản thân mình mạnh điểm gì, yếu điểm gì, phù hợp chỗ nào để đem ra chém gió :)).

– Đừng bao giờ quên “GOOGLE”, hầu hết những thắc mắc của bạn luôn có trên google. Chính bản thân mình dựa vào google là chủ yếu để tự chuẩn bị cho chương trình, từng vòng thi.

– Tôn trọng các thí sinh, hoan hỉ chúc mừng họ, biết đâu họ sẽ là đồng nghiệp họ, cứ tập trung tốt vào bản thân mình.

– Quá trình bạn chuẩn bị cũng là một quá trình để bạn hiểu rõ hơn về bản thân bạn, bạn là ai cần gì, muốn gì, có gì và tiếp theo nên làm gì.

– Nếu bạn không đậu, hảy thử tiếp. Mình đã rớt một lần và lần hai mình đã đậu. Mình đã không hiểu rõ lắm lí do tại sao họ đánh rớt mình nhưng mình đã rút kinh nghiệm và tiếp tục thi. Cho nên hãy tự tin vào những gì bản thân có. Just do it!

III. Dành cho các bạn chưa thi nhưng sẽ thi Management Trainee Program

Dành cho các bạn sinh viên còn thời gian để chuẩn bị thi quản trị viên tập sự:

– Hãy tìm chương trình cho bạn động lực nhiều nhất, thích làm việc ở đó nhất.

– Liệt kê tất cả các điểm họ yêu cầu ở một quản trị viên tập sự.

– Lên kế hoạch hành động thể hiện bản thân mình có thể đáp ứng yêu cầu của họ

Rất đơn giản:

– Yêu cầu GPA 7.0: Hãy học trâu học bò kéo lê kéo lết GPA của bạn

– Yêu cầu tiếng anh giao tiếp: uh thì chém gió tiếng anh với bạn bè, câu lạc bộ anh văn

– Tố chất lãnh đạo: Xem xét bản thân, tham gia các hoạt động, tiên phong làm nhóm trưởng, đội trưởng.

– Kiến thức chuyên ngành: tập trung tìm hiểu lĩnh vực bạn định ứng tuyển, hiểu rõ tính chất, yêu cầu, kiến thức ở lĩnh vực đấy.

—————

Hy vọng những chia sẻ của mình sẽ giúp nhiều bạn đang mong muốn đậu chương trình Quản trị viên tập sự có thêm động lực, kinh nghiệm để chuẩn bị, thi tuyển với phong độ tốt nhất và không chỉ  trở thành quản trị viên tập sự mà còn sẽ là một nhà lãnh đạo tương lai.